Çay demlemenin sıralamasına bile kafayı takan biriyim. Çoğu insan elektrikli çaydanlığa bol su doldurup kaynamasını bekler, kaynayınca da birazını demliğe, kalanını alttaki çaydanlığa boşaltıp demleme işlemini başlatır. Zamanın kıymetli olduğu bir çağda olduğumuzdan, kimi bu şekilde çay demlediğini görsem müdahale eder, “sadece demliğe yetecek kadar su kaynatıp bir an evvel çayı demle, alt kısımdaki su nasıl olsa demleme süresince kaynamış olur” diye uyarırım.
İş dünyasında verimliliği artırmak için tavsiye edilen pek çok yöntem var. İşlerin belli bir sırada yapılması, bazı işlerin paralel yürütülmesi, bazı işlerin birilerine delege edilmesi gibi… Kritik Hat Metodu gibi metodlar geliştirilmiş, bu konuda cilt cilt kitaplar yazılmış…
Verimlilikte iş sıralamasından başka pek çok faktör rol oynar. İş bölümü, insan kaynağı planlaması bunlardan bazıları. Şu sıralar evimizde devam eden tadilat işlerinden örnek vererek anlatmaya çalışacağım.
Söz konusu olan, pencerelerin PVC’ye dönüştürülmesi, mantolama, boya badana gibi pek çok işi kapsayan bir tadilat projesi. Dört haftada teslim ederiz diyen bir müteahhitle anlaştık. Bizim evde yaşamaya devam edeceğimizi dikkate alarak planlama yapacaklarını belirttiler. Başlangıçta işler gayet tıkırında gidiyor gibi gözükse de, daha ilk haftanın sonunda aksamalar başladı.
Eşim ve ben endüstri mühendisi olduğumuz için ister istemez aksamaların nedenlerini incelemeye başladık.
En belirleyici neden, iş sıralaması konusundaki zafiyet idi. Ekipler işlerinin başında kendilerine tanımlanmış işleri yapınca işler zamanında tamamlanır gibi bir anlayış vardı. Oysa birbirine bağlı işler vardı ve bir sonraki adımda yapılacak işleri neler etkiliyorsa önce onlara öncelik verilmesi gerekiyordu. Ayrıca bizim evin bir kısmında yaşamamız, gece yatak odamızı kullanmamız gibi birtakım kısıtların dikkate alınması gerekiyordu.
Baktık ki böyle bir yönlendirme yapılmıyor, sonunda işe biz el attık. Hangi işlerin darboğaz oluşturduğunu belirleyip onlara öncelik vermelerini sağladık. Bunu yapmaya başlayınca işler haliyle hızlandı.
Ancak, insan faktörü konusunda vahim bir tablo vardı. Örneğin, taş kesme ustasının keyfi çalışmasından dolayı devamında yapılacak diğer işlerin başlayamadığını gördük. İşin akışı neredeyse taş kesme ustasına endekslenmişti. Bazı elemanların ise zaman zaman işe gelmediği oluyordu. İşin başındaki kontrol mühendisi çoğu zaman çaresiz kalıyordu. KKTC’de ehil eleman kıtlığı nedeniyle yedekleme şanslarının olmamasından yakınıyordu. Tabii korona salgını nedeniyle getirilen kısıtlamalar nedeniyle Türkiye’den gelmesi beklenen bazı işçilerin gelememiş olması da bunda rol oynuyordu.
Sıvacı ekibinin çalışma şekli ise verimsizliğin tipik bir örneğini teşkil ediyordu. Üç kişilik bir ekipte bir kişi sadece sıva harcı hazırlamakla görevliydi. İkincisi kaba sıva, üçüncüsü ise sadece ince sıva işlerini yapıyordu. Hani kalabalık bir ekip olsa, harç hazırlayan işçi sürekli meşgul olabilirdi. Oysa sadece iki sıvacı olduğundan, harç karıştırıcı zamanının büyük kısmında zeytin ağacının altında akıllı telefonuyla oyalanıyordu. İnce harç yapan da kaba harç işinin ilerlemesini beklediğinden, sık sık mola veriyor, sigara içip akıllı telefonunda video izliyordu. Tahmin edeceğiniz gibi kaba harç yapan durmaksızın çalışıyordu. Bu verimsizliğin nedeni, uzmanlaşma adı altında işlerin ayrıştırılmasıydı. Oysa üçü de kaba ve ince sıva yapmada eğitilmiş olsalardı işler çok daha hızlı yürürdü.
Anlattıklarım örgütsel verimsizliğe örnek teşkil ediyor. Kişisel verimlilik de bir o kadar önemli. Bu konuda zaman yönetimi önemli bir rol oynuyor. Zamanı iyi yönetebilmenin bazı püf noktaları vardır. Bunlardan biri zaman hırsızlarının farkında olmaktır. Örneğin belli bir zamanda bitirilmesi gereken bir işe odaklanmışken, ya biri size telefon eder ve vaktinizi alır, ya da devamlı sosyal medyadan gelen mesajlara gözünüz kayar ve ilginizi çektiğinden kısa bir cevap vereyim, paylaşayım derken esas işiniz sürekli bölünür. Bu nedenledir ki masa başı iş yapanların e-postalarındaki, Whatsapp, Messenger gibi sosyal medya uygulamalarındaki uyarı sesini kapatmaları tavsiye edilir. Belli aralıklarla mola verdiğiniz zaman e-postalara topluca bakmak ve ancak acil olan bir şey varsa cevap vermek gibi belli rutinler edinmek gerekir. Pek tabii e-posta kirliliğinden de söz etmem gerekiyor. Ne olur ne olmaz diye gerekli gereksiz pek çok kişiyi cc’ye koymak o insanların zamanlarını çalmak anlamına geliyor. İşyerlerinde bu konuyu disipline etmezseniz sizin de önünüze günde 500-600 e-posta gelmesinin önüne geçemezsiniz.
Telefon konuşmalarının önemli bir zaman hırsızı olduğunu unutmayalım. Muhabbet etmek için arayanlara ‘şu an müsait değilim, seni akşam arasam olur mu?’ gibi kibar bir mesaj vermek, öte yandan asıl konudan sapıp lafı uzatanların ‘sadede gelmelerini’ sağlamak için sözünü keserek yönlendirici sorular sormak gibi taktiksel yaklaşımlar edinmek gerekir.
Bir diğer engel, delege etmeyi bilememek. İş dünyasında danışmanlık yaparken bu konuda en çok karşılaştığım tutum, ‘Ben ona anlatana kadar kendim yaparım’ yaklaşımı olmuştur. Birini eğitmek için zaman harcamaktan kaçınmamak, adeta bir yatırım yapmaya benzer. Yoksa tüm işleri kendi başınıza yapmaktan dolayı başınızı kaşıyacak vaktiniz olmaz. Pek tabii ki delege edilen işlerin de takip edilmesi gerekir.
Bu hususlara dikkat etmezseniz, siz zamanı değil, zaman sizi yönetir hale gelecek ve işler planladığınızdan çok daha uzun zaman alacaktır. Hele terminli bir iş ile uğraşıyorsanız, vaktinde bitirmek için uyku ve yemek saatinizden, ya da çocuklarınızla ilgilenmeniz gereken saatlerden çalmanız kaçınılmaz olacaktır.
Hepinize verimli günler dilerim.
